Как правильно составить гарантийное письмо об оплате

14 апреля 2023

В хозяйственной деятельности у любого его участника (организации, индивидуального предпринимателя, физического лица) иногда возникают ситуации, когда взаиморасчет необходимо перенести. «Оплата обязательно будет, но немного позже», – такой месседж мы хотим донести до нашего контрагента. В быту, особенно при доверительных отношениях, чаще всего достаточно этой фразы. В других случаях нам поможет гарантийное письмо. Основные принципы написания гарантийных писем мы постарались собрать в этой статье.

Что такое гарантийное письмо

Этот документ фиксирует гарантию одного из участников сделки исполнить свои обязательства по заключенному договору и является основанием для отсрочки/ рассрочки платежей или реструктуризации долга. Такое письмо – одна из возможных форм обеспечения исполнения финансовых обязательств стороной договора и содержит.

Формат и содержание гарантийных писем (ГП) специально никак не регламентируется, они могут быть составлены в произвольной форме. Однако существуют возникшие за многие годы практики примеры документов, которые условно можно считать образцами. Общий же принцип оформления ГП – следовать стандартам делопроизводства и правилам деловой переписки.

Виды и формы гарантийных писем

Письменные гарантии можно классифицировать по видам и формам.

Если говорить об основных видах ГП, то их существует три: оферта, акцепт и дополнительное соглашение.

Письмо-оферта является частью договора и содержит все его существенные параметры: наименование товара/услуги, сроки и т.д. Оно направляется одной из сторон сделки своему контрагенту с целью договориться об изменении условий взаиморасчетов.

Письмо-акцепт – документ, который фиксирует согласие второй стороны договора принять оферту. В нем должно быть не просто обозначено согласие с офертой, но и прописан порядок действий для выполнения сделки.

Чтобы более полно описать все условия договора, к нему составляется дополнительное соглашение. Оно, как следует из названия, восполняет неизбежные в ГП пробелы в существенных пунктах (порядок расчетов, ответственность сторон и т.д.).

Классификация по формам ГП разделяет их в соответствии с целями, самыми распространенными из которых являются:

покупка товаров
оплата оказанных услуг
расчет за выполненные работы
аренда помещения
погашение задолженности
документы для налоговой инспекции.

Давайте рассмотрим их подробнее.

Покупка/поставка товаров

Гарантийное письмо на оплату товара составляется в случае, если даты поставки и оплаты не совпадают. Задержка может возникнуть как со стороны поставщика, так и со стороны покупателя. В первом случае гарантируется поставка товара, во втором – его оплата. В любом варианте в ГП необходимо прописать сумму поставки, наименование товара, реквизиты составителя письма, опционально – ответственность за нарушение взятых на себя обязательств.

Оплата/оказание услуг

Такая форма гарантийного письма подтверждает обязательство исполнителя выполнить определенный вид работ или оказать означенный тип услуг в установленный срок и в полном объеме. Если инициатором ГП является заказчик, то он, соответственно, гарантирует оплату по договору. Однако ГП может взять функцию договора на себя, если в письме-оферте исполнитель обязуется выполнить работы, а заказчик в письме-акцепте гарантирует оплату.

Аренда помещения

Арендатору может понадобиться оформить гарантийное письмо собственнику помещения в случае, если их деловые взаимоотношения только начинаются. Такое письмо будет содержать обязательство своевременной оплаты по установленному графику.

Также ГП может быть решением, если у съемщика возникнет задолженность перед арендодателем. С помощью гарантийного письма стороны могут согласовать условия отсрочки платежа.

Погашение задолженности

Направляя гарантийное письмо по поводу оплаты задолженности, должник официально признает наличие долга и просит об отсрочке и/или реструктуризации. В тексте должны фигурировать сумма долга и планируемый график погашения, а в случае наличия договора между сторонами – его реквизиты.

ГП для налоговой службы

Данное гарантийное письмо может потребоваться при регистрации юридического лица, если создаваемая компания не является собственником помещения, а снимает его. Отправленное в налоговую ГП служит подтверждением, что согласно договору аренды, регистрируемому юрлицу здесь предоставляется юридический адрес.

Советы по написанию

Как мы уже отмечали, формально утвержденных стандартов гарантийного письма не существует. При его составлении необходимо придерживаться общепринятых правил делопроизводства, здравого смысла и ориентироваться на сложившуюся практику, примеры которой мы приведем ниже.

Итак, несколько общих советов по составлению ГП.

Если письмо составляется от имени организации, оформите его на бланке компании с соответствующими реквизитами, проставьте исходящий номер и зарегистрируйте в системе документооборота.
В тексте письма четко и лаконично опишите предмет гарантий и главные детали: сумма (цифрами и прописью), сроки оплаты, штрафы (опционально).
Письмо должно содержать сведения о договоре, на основании которого производятся расчеты (номер и дата заключения), а также реквизиты подписавших его сторон.
Подпишите письмо (у руководителя компании или главного бухгалтера) и поставьте печать.
Гарантийное письмо от ИП, не имеющего счета в банке и фирменной печати, должно содержать паспортные данные предпринимателя. То же относится и к ГП, которое составляется физическим лицом.

Грамотно составленное гарантийное письмо имеет юридическую силу, поэтому следует отнестись к его оформлению с достаточным вниманием и тщательностью.

Самые популярные ошибки при оформлении

При составлении ГП их авторы допускают ряд типичных ошибок, которые мы сейчас кратко разберем.

1
Неясные формулировки. Грамматические конструкции, которые непонятны или могут трактоваться двояко – одна из самых распространенных погрешностей.
2
Отсутствие в тексте ключевых параметров сделки. Если письмо не содержит такой информации, как реквизиты сторон, предмет договоренностей, сумма, сроки – его нельзя считать полноценным документом и надеяться, что его одобрит контрагент.
3
Отсутствие контактной информации гарантирующей стороны. Адрес для писем, телефоны компании, e-mail – всё это должно содержаться в ГП.
4
Отсутствие подтверждающих документов. К письму обязательно должны прикладываться дополнительные документы, необходимые для полного информирования контрагента (акт приема-передачи, свидетельство о праве собственности и пр.).
5
Непрошитое и непронумерованное письмо. Если ГП составлено на нескольких листах, на каждой странице необходимо проставить ее номер, а листы сшить.

Образцы гарантийных писем

Универсальный (типовой) образец гарантийного письма выглядит примерно так:

Здесь вы можете скачать бланк гарантийного письма об оплате в Word.

В зависимости от типа письма изменения касаются лишь его основного содержания (сути).

Образец оформления бланка гарантийного письма на поставку товаров

Образец ГП на выполнение работ

Резюмируем

В любом бизнесе между партнерами должны существовать доверительные отношения. Но только на честном слове серьезное дело не построишь. Лучше, если оно подкреплено документами, в числе которых важную роль играет такой инструмент, как гарантийное письмо.

При правильном составлении письмо-гарантия, в котором содержатся все необходимые атрибуты (ФИО руководителя, реквизиты сторон, данные о документах, на основании которых составляется письмо, сумма сделки, гарантируемые сроки исполнения обязательств, штрафные санкции за неисполнение, дата написания и др.) имеет силу юридически значимого документа. Оно доказывает наличие деловых взаимоотношений между сторонами, подтверждает наличие обязательств и существенных условий сделки.

Важно знать основные принципы составления гарантийных писем уметь применять их на практике. Надеемся, наш материал поможет вам в этом.