Виды и формы гарантийных писем
Письменные гарантии можно классифицировать по видам и формам.
Если говорить об основных видах ГП, то их существует три: оферта, акцепт и дополнительное соглашение.
Письмо-оферта является частью договора и содержит все его существенные параметры: наименование товара/услуги, сроки и т.д. Оно направляется одной из сторон сделки своему контрагенту с целью договориться об изменении условий взаиморасчетов.
Письмо-акцепт – документ, который фиксирует согласие второй стороны договора принять оферту. В нем должно быть не просто обозначено согласие с офертой, но и прописан порядок действий для выполнения сделки.
Чтобы более полно описать все условия договора, к нему составляется дополнительное соглашение. Оно, как следует из названия, восполняет неизбежные в ГП пробелы в существенных пунктах (порядок расчетов, ответственность сторон и т.д.).
Классификация по формам ГП разделяет их в соответствии с целями, самыми распространенными из которых являются:
покупка товаров
оплата оказанных услуг
расчет за выполненные работы
аренда помещения
погашение задолженности
документы для налоговой инспекции.
Давайте рассмотрим их подробнее.
Покупка/поставка товаров
Гарантийное письмо на оплату товара составляется в случае, если даты поставки и оплаты не совпадают. Задержка может возникнуть как со стороны поставщика, так и со стороны покупателя. В первом случае гарантируется поставка товара, во втором – его оплата. В любом варианте в ГП необходимо прописать сумму поставки, наименование товара, реквизиты составителя письма, опционально – ответственность за нарушение взятых на себя обязательств.
Оплата/оказание услуг
Такая форма гарантийного письма подтверждает обязательство исполнителя выполнить определенный вид работ или оказать означенный тип услуг в установленный срок и в полном объеме. Если инициатором ГП является заказчик, то он, соответственно, гарантирует оплату по договору. Однако ГП может взять функцию договора на себя, если в письме-оферте исполнитель обязуется выполнить работы, а заказчик в письме-акцепте гарантирует оплату.
Аренда помещения
Арендатору может понадобиться оформить гарантийное письмо собственнику помещения в случае, если их деловые взаимоотношения только начинаются. Такое письмо будет содержать обязательство своевременной оплаты по установленному графику.
Также ГП может быть решением, если у съемщика возникнет задолженность перед арендодателем. С помощью гарантийного письма стороны могут согласовать условия отсрочки платежа.
Погашение задолженности
Направляя гарантийное письмо по поводу оплаты задолженности, должник официально признает наличие долга и просит об отсрочке и/или реструктуризации. В тексте должны фигурировать сумма долга и планируемый график погашения, а в случае наличия договора между сторонами – его реквизиты.
ГП для налоговой службы
Данное гарантийное письмо может потребоваться при регистрации юридического лица, если создаваемая компания не является собственником помещения, а снимает его. Отправленное в налоговую ГП служит подтверждением, что согласно договору аренды, регистрируемому юрлицу здесь предоставляется юридический адрес.