Что делать, если работодатель не отдает трудовую книжку
Если в процессе расторжения трудового договора ваши законные права нарушаются, и при увольнении работодатель не отдает документы, подтверждающие ваш стаж и периоды работы, вы имеете полное право требовать их возврата, обратившись в судебные органы, Государственную инспекцию труда или в прокуратуру. Более того, за каждый календарный день незаконной задержки выдачи трудовой книжки работодатель несет материальную ответственность и обязан выплатить вам средний заработок. Если книжка утеряна, компания, в которой вы работали, обязана выдать дубликат, сославшись на последнюю запись.
В этой статье мы разберемся в порядке получения документов после увольнения. Вы узнаете, что делать, если работодатель потерял трудовую книжку либо сознательно затягивает процесс ее выдачи, ссылаясь на различные внутренние причины. Также мы подробно расскажем, в какие контролирующие инстанции следует направлять жалобу, если руководство компании уклоняется от исполнения своих обязанностей, и какая материальная компенсация вам положена за просрочку в получении трудовой.
Когда работодатель обязан выдать трудовую книжку
Статья 84.1 Трудового кодекса РФ прямо обозначает конкретный срок выдачи документов. Работник должен получить трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности (СТД-Р) в день увольнения (он же — день прекращения трудового договора).
Иногда в день увольнения выдать трудовую книжку невозможно — например, сотрудник отсутствует на рабочем месте или отказывается ее получать. В этом случае работодатель должен:
- 1Направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой (или получить согласие на отправку по почте).
- 2Отправить уведомление желательно в тот же день, когда сотрудник должен был быть уволен.
Этот шаг освобождает работодателя от ответственности за задержку выдачи документа.
С 2020 года многие предприятия перешли на электронные трудовые книжки. Это не отменяет обязанности выдать документы при увольнении. Вместо бумажной книжки сотруднику предоставляются сведения о трудовой деятельности. Они оформляются по форме СТД-Р и по сути являются выпиской из электронной трудовой книжки, заверенной работодателем. Работник получает такой документ в день прекращения трудового договора.
Сегодня многие специалисты работают удаленно. Нередко компания находится в одном населенном пункте, а сотрудник — в другом. Как в таких обстоятельствах выдается трудовая книжка при увольнении?
Закон и судебная практика едины в том, что территориальная удаленность сотрудника не освобождает работодателя от обязанности выдать ему документы в последний день трудового договора.
Если сотрудник работает из дома, в другом городе или на вахте, работодателю следует обеспечить выдачу в месте выполнения трудовых обязанностей. Сотрудник в день увольнения должен иметь возможность получить документ на руки, где бы он ни находился. Отправка уведомления с предложением забрать книжку в центральном офисе или дать согласие на отправку почтой не считается надлежащим исполнением обязанностей.
Выслать документы почтой не возбраняется. Однако это возможно только в том случае, если увольняющийся дал свое письменное согласие на это.
Почему работодатель может задерживать документ
Наиболее частые причины, по которым не отдают трудовую книжку — это незнание закона и плохо организованный документооборот в компании. Случается, что работодатель пытается таким образом «наказать» сотрудника или оспорить его увольнение, а порой он просто ждет, когда специалист выйдет на работу из отпуска.
Если вы увольняетесь, и компания не выдает вам документы после расторжения трудового договора, знайте: такие действия незаконны!
Удержание трудовой книжки по любой причине — это прямое нарушение статьи 84.1 Трудового кодекса РФ, которая гласит: «В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку». Эта норма не допускает исключений.
Правовая логика здесь проста: удерживая документ, работодатель лишает вас возможности устроиться на новую работу, потому что подтвердить стаж можно только с помощью трудовой книжки или СТД-Р. А такие действия квалифицируются как «незаконное лишение работника возможности трудиться» и обязывают компанию возместить увольняющемуся материальный ущерб.
Лицо, ответственное за выдачу документов, отсутствует: что делать?
Если сотрудник отдела кадров отсутствует (в отпуске, на больничном), это не освобождает работодателя от обязанности выдать трудовую книжку и не является основанием для задержки. Нужно понимать, что за выдачу документов отвечает не конкретное лицо, а компания-работодатель или индивидуальный предприниматель. Поэтому отсутствие кадровика на рабочем месте — это внутренняя проблема организации, и к увольняющемуся она отношения не имеет.
Предположим, что вам не выдают трудовую книжку, потому что ответственное за выдачу документов лицо отсутствует. Как действовать в такой ситуации?
- 1Потребуйте письменный отказ в выдаче документов. Другой вариант — зафиксируйте факт отказа с помощью свидетелей.
- 2Напишите заявление о выдаче трудовой книжки на имя руководителя.
- 3Если документ не выдан в день увольнения, работодатель обязан направить вам уведомление о необходимости явиться за книжкой.
- 4Обратитесь с жалобой в трудовую инспекцию.
Что делать сначала: обращение к работодателю
Если вам не выдали трудовую книжку после увольнения, нужно обратиться к работодателю с письменным требованием о выдаче документа.
- Составьте заявление в свободной форме на имя руководителя организации.
- Укажите ФИО, дату увольнения, обозначьте требование выдать трудовую книжку.
- Ссылайтесь на ст. 84.1 ТК РФ.
Подать требование можно несколькими способами:
- через канцелярию с отметкой о принятии;
- заказным письмом с уведомлением о вручении;
- через электронную почту, если это предусмотрено внутренними правилами работодателя.
После получения заявления работодатель обязан выдать трудовую книжку не позднее 3 рабочих дней со дня обращения или предоставить письменный отказ.
Куда обращаться, если работодатель не отдает трудовую книжку? В первую очередь в Государственную инспекцию труда (Роструд). Если это не помогло, следующие шаги — прокуратура и суд. Рассмотрим такую ситуацию детально.
Куда жаловаться, если документ не выдают
Ваше право получить книжку при увольнении защищено ст. 84.1 Трудового кодекса РФ. Это необходимо знать и помнить, потому что не существует ни одной уважительной причины, по которой бы предприятие могло задержать выдачу документов увольняющемуся работнику.
Если работодатель не выдал документ, у вас есть 2 варианта действий в зависимости от его поведения. Расскажем о каждом из них.
Работодатель отказывает в выдаче документов
Если вам прямо заявили, что книжку не отдадут, или отправили письменный отказ:
Зафиксируйте его:
- Письменный отказ (например, на вашем заявлении поставили резолюцию «Отказать») — это идеальное доказательство для суда.
- Устный: найдите свидетелей (коллег, которые слышали разговор с кадровиком или руководителем).
Также можно отправить заявление ценным письмом с описью вложения. Если его проигнорируют, это будет расценено как молчаливый отказ.
Подайте жалобу в трудовую инспекцию:
- Направьте заявление онлайн через сервис «Онлайнинспекция.рф» или лично в территориальном отделении.
- К обращению приложите заявление о приеме на работу, приказ об увольнении (если есть), копию заявления о выдаче книжки с отметкой о принятии (или доказательство отправки), переписку с работодателем.
Инспекция проведет проверку, выдаст предписание устранить нарушение.
Параллельно готовьте иск в суд. Требуйте в нем:
- выдать трудовую книжку;
- взыскать средний заработок за все время задержки.
Работодатель игнорирует обращение
Если вы написали заявление, отправили его заказным письмом, а работодатель молчит:
- 1Убедитесь, что он не мог выдать книжку законными способами. Например, если в день увольнения вы по болезни отсутствовали на рабочем месте, работодатель мог направить вам уведомление о необходимости явиться за книжкой.
- 2Если с момента вашего обращения к работодателю прошло 3 дня, и он продолжает вас игнорировать, подавайте жалобу в трудовую инспекцию.
- 3Если трудовая инспекция не помогла или вам нужна компенсация за задержку выдачи, обратитесь в суд.
Подведем итог. Какую стратегию выбрать в зависимости от ситуации?
| Поведение работодателя | Действие |
|---|---|
| Письменный отказ | Сразу идти в суд или в трудовую инспекцию (если нужна только выдача книжки) |
| Игнорирует | Заявление в трудовую инспекцию (самый быстрый способ) + иск в суд (если прошло много времени и нужна компенсация) |
| Устный отказ, но деньги за задержку не нужны | Трудовая инспекция |
| Нужна максимальная компенсация | Суд (можно взыскать средний заработок за все время задержки выдачи документа) |
Поведение работодателя:
Письменный отказ
Действие:
Сразу идти в суд или в трудовую инспекцию (если нужна только выдача книжки)
Поведение работодателя:
Игнорирует
Действие:
Заявление в трудовую инспекцию (самый быстрый способ) + иск в суд (если прошло много времени и нужна компенсация)
Поведение работодателя:
Устный отказ, но деньги за задержку не нужны
Действие:
Трудовая инспекция
Поведение работодателя:
Нужна максимальная компенсация
Действие:
Суд (можно взыскать средний заработок за все время задержки выдачи документа)
Можно ли получить компенсацию за задержку
Компенсация за задержку выдачи трудовой книжки предусмотрена статьей 234 Трудового кодекса РФ. Согласно этой норме, работодатель обязан возместить работнику неполученный им заработок во всех случаях незаконного лишения его возможности трудиться — в том числе при задержке выдачи трудовой книжки.
Как рассчитывается размер компенсации
Расчет производится по формуле:
Компенсация = Среднедневной заработок × Количество дней задержки
При расчете среднедневного заработка работодатель должен исходить из последнего установленного оклада и периода работы. Если работник проработал менее года, расчет ведется исходя из фактически отработанного времени.
Взыскать компенсацию автоматически не получится. Для того чтобы она была выплачена, необходимо доказать:
- 1Факт обращения к другим работодателям в период задержки трудовой книжки (сохраняйте переписку, приглашения, отказы).
- 2Отказ в приеме на работу именно по причине отсутствия трудовой книжки (идеально, если есть письменный отказ, но подойдет и скриншот переписки).
- 3Утрату заработка из-за этой невозможности трудоустроиться.
Если в период задержки вы ни разу не пытались найти работу или не смогли это подтвердить документально, суд наверняка откажет во взыскании компенсации.
В теории у работника есть право на компенсацию утраченного заработка. Но на практике суды чаще принимают решение не в пользу заявителя. Объясняется это тем, что в эпоху электронных трудовых книжек работник имеет возможность получить сведения о трудовой деятельности через МФЦ, Социальный фонд или Госуслуги и предъявлять их при трудоустройстве. Другими словами, удержание бумажной трудовой книжки не является непреодолимым препятствием для трудоустройства.
Что делать, если трудовая книжка утеряна
Если документ был утрачен по вине работодателя, применяется тот же регламент, что и при потере трудовой книжки по вине работника.
Пошаговая инструкция по восстановлению
- 1Подайте письменное заявление в отдел кадров. Его пишут в произвольной форме на имя руководителя организации. В заявлении обозначают требование выдать дубликат трудовой книжки в связи с ее утратой.
Факт подачи заявления необходимо зафиксировать с помощью присвоения входящего номера, подписи секретаря. Другой способ — направить заявление заказным письмом с уведомлением. - 2Соберите документы, подтверждающие весь ваш трудовой стаж. Для этого могут потребоваться:
- Копия приказа о приеме на работу (можно запросить в архиве организации).
- Справки с предыдущих мест работы (если сохранились).
- Копии приказов о переводах и увольнениях.
- Выписки из лицевых счетов о начислении зарплаты.
- Показания свидетелей.
- 3На основании ваших документов новый работодатель (или тот, кто потерял книжку) заполняет дубликат. В него вносятся все записи о приеме, переводах, увольнениях, награждениях.
- 4Дубликат должен быть выдан в течение 15 рабочих дней с момента подачи вами заявления.Для правильного заполнения дубликата необходимы следующие данные о каждом месте работы:
- полное наименование организации;
- дата приема на работу;
- дата увольнения;
- номер и дата приказа о приеме;
- номер и дата приказа об увольнении;
- основание для увольнения (статья ТК РФ).
Предположим, что документы для подтверждения стажа найти не удалось. В этом случае можно обратиться в клиентскую службу Социального фонда России по месту регистрации. Соцфонд может предоставить выписку из индивидуального лицевого счета, где отражены все периоды работы с 2002 года, за которые работодатели платили страховые взносы. Эта выписка станет основанием для внесения записей в дубликат по принципу «стаж подтвержден».
Коротко о главном
Работник должен получить документы в день увольнения. Если работодатель не вернул трудовую книжку, у увольняющегося есть право требовать ее через трудовую инспекцию, прокуратуру или суд. За каждый день задержки работодатель обязан выплатить средний заработок, но для этого понадобятся доказательства, что именно из-за отсутствия книжки соискателю отказали в новой работе.
Если документ утерян по вине работодателя, он обязан выдать дубликат в течение 15 дней. При необходимости восстановить стаж можно через выписку из Социального фонда.
Главный совет: всегда фиксируйте обращения письменно (заявления, уведомления о вручении, переписка) — это ваше главное доказательство в суде. Если не отдают книжку, не ждите: чем раньше начнете действовать, тем выше шанс получить компенсацию.
